عمون - ربما سبق لنا، جميعاً، حضور اجتماع بدا كأنه موت بطيء، أو يأتيك شعور بأن الوقت لا يمضي، وتنظرين إلى ساعتك، وتشعرين بأنها متوقفة عن العمل.. النصيحة الكبرى، هنا، ألا تكوني مديرةً لهذا النوع من الاجتماعات، ولديكِ خيار آخر، فإن أكثر من نصف الاجتماعات مضيعة للوقت، حيث لا يعرف العديد من المديرين كيفية إدارة اجتماع فعال، ويرتكبون نفس الأخطاء يوماً بعد يوم، ولا يخصصون الوقت أبداً لتعلم كيفية إدارتها بشكل أفضل.

تفشل الاجتماعات لأسباب عدة، وتحتاجين إلى معرفتها؛ لإدارة أي اجتماع بشكل مميز، وتنطبق هذه الأسباب على الاجتماعات الشخصية، والمؤتمرات الهاتفية.

أخطاء يجب تفاديها لنجاح اجتماعات العمل

جدول أعمال ضعيف:

ضعي جدول أعمال الاجتماع مسبقاً، وتواصلي مع فريقكِ. كوني واضحةً بشأن هدفك، وما تأملين تحقيقه، حيث يحاول بعض المديرين - الذين لديهم أجندات - إعادة كتابة التاريخ العالمي أثناء الاجتماع. عليكِ التركيز، حيث هناك أنواع مختلفة من الاجتماعات، مثل: اجتماعات الموظفين، أو الإدارات، أو تحسين الجودة، أو التدريب، وكوني واضحةً بشأن سبب اجتماعكِ.

قلة المشاركة:

احظري، أو قللي شرائح «PowerPoint»، ولا تكوني الشخص الوحيد الذي يتحدث، حيث يجب إشراك الفريق في الاجتماع. بالإضافة إلى ذلك، أطلعي أعضاء الفريق الآخرين على جدول الأعمال؛ للمساهمة أيضًا، فكثرة المشاركة تمنح مزيداً من الالتزام والطاقة، وأعدي هذا مسبقاً للاجتماعات الشخصية، والافتراضية.

عدم البدء والانتهاء في الوقت المحدد:

هذا أمر شائع في الاجتماعات اليوم.. أخبري فريقك، مقدماً، بأنك ستبدئين في الوقت المحدد، وعندما يأتي شخص ما متأخراً، فاعترفي بذلك، وذكريه بتوقعاتكِ، وابدئي أنتِ في الوقت المحدد أيضًا، وركزي على إكمال معظم اجتماعاتك في 30 دقيقة أو أقل، وحددي إطاراً زمنياً والتزمي به. وإذا لم تتمكني من إنجاز كل شيء، فقومي بطلب المزيد من الوقت من الفريق، أو حددي موعداً آخر للاجتماع إذا كان عليكِ ذلك. كما يجب الاحتفاظ بسجل لما يحدث في الاجتماع، واطلبي من شخص ما أن يدون ما يحدث والمحضر، وشاركي المحضر من خلال بريد إلكتروني في الوقت المناسب كمتابعة.

سيطرة عدد قليل من الأشخاص على الاجتماع:

غالباً، يهيمن عدد قليل من الأشخاص على الاجتماع؛ لأنهم يحبون التحدث، أو بسبب خبرتهم. استخدمي منهجية المناقشة الجماعية؛ لإشراك جميع الأشخاص. على سبيل المثال، بدل الحصول على نظرات فارغة؛ عندما تطرحين سؤالاً؛ اقترحي على المشاركين كتابة إجاباتهم، ومشاركتها مع الآخرين، ثم قومي بعمل جولة، حيث يتناوب المشاركون على تقديم أفكارهم للمجموعة بأكملها.

مهارات تيسير ضعيفة:

يتطلب الأمر التدريب والممارسة لإدارة اجتماعات فعالة، وتشمل مهارات التيسير الرئيسية: الاستماع، والتعامل مع المشكلات، وإعطاء الملاحظات، وتصميم مدخلات المجموعة، وحل المشكلات، والتعامل مع الأشخاص المشاغبين، والحفاظ على الاجتماع في مساره، والإجماع.

لا يوجد ملخص في نهاية الاجتماع:

قرب نهاية كل اجتماع، تحتاجين إلى تلخيص النقاط الرئيسية، وما تم الاتفاق عليه، ومسؤوليات الخطوة التالية، عندما تفعلين ذلك، تؤكدين نتائج الاجتماعات، ومن المسؤول عن ماذا.

"زهرة الخليج"