منذ جائحة كورونا كوفيد 19 برزت التكنولوجيا كمنارة للتقدم، قادرة على تحويل حتى أكثر الجوانب التقليدية في حياتنا، أحد المجالات التي جنت فوائد كبيرة من دمج التكنولوجيا هو مجال إدارة المؤسسات والحكومات، لم يؤد إدخال التكنولوجيا في العمليات الإدارية إلى تسريع العمليات فحسب، بل مهد الطريق أيضا للشفافية والنزاهة وتعزيز الكفاءة. هذا المقال يسلط الضوء على كيف أحدثت التكنولوجيا ثورة في بيئة المؤسسات التقليدية، مستمدة الدعم من نظريات الإدارة الرئيسية التي تؤكد تأثيرها التحويلي وتطبيق "سند" مثالا عليها.

المتاهة البيروقراطية: حجر عثرة أمام التقدم
في حين أن بيروقراطية المكتب تهدف إلى تحقيق الهيكل والنظام، إلا أنها غالبا ما تنتهي بتشابك المنظمات في شبكة من العمليات المعقدة والروتين. يمكن أن تتعطل عملية صنع القرار بسبب التسلسلات الهرمية والأشكال التي لا نهاية لها والموافقات المتأخرة، مما يعوق الإنتاجية والابتكار وقد توفر بيئة للواسطة والمحسوبية والاختلاس وغيرها من مشاكل المؤسسات. في الماضي، كان ينظر إلى هذه المتاهة البيروقراطية على أنها نتيجة لا مفر منها للحفاظ على السيطرة وتقليل المخاطر. ومع ذلك، فقد قلبت التكنولوجيا هذه الرواية رأسا على عقب. فاستخراج شهادة عدم محكومية على سبيل المثال كان يحتاج الى يومين او ثلاثة أيام ناهيك عن انتظار الدور عند دفع الرسوم واستلام الشهادة، باستخدام تطبيق سند وعن تجربة لا تتجاوز عملية استخراج شهادة عدم محكومية أكثر من ساعتين بعد دفع الرسوم.

الشفافية من خلال التكنولوجيا: نظرية الوكالة
الشفافية هي حجر الزاوية في ثقافة تنظيمية صحية ومزدهرة. تعزز الثقة ويُمكّن الموظفين ويشجع المساءلة. من خلال الاستفادة من التكنولوجيا، يمكن للمؤسسات توفير الوصول في الوقت الفعلي إلى المعلومات، مما يُمكّن الموظفين على جميع المستويات من فهم أهداف الشركة واستراتيجياتها ومقاييس الأداء. تؤكد نظرية الإدارة، ولا سيما "نظرية الوكالة"، على أهمية مواءمة مصالح المساهمين (الإدارة) مع مصالح الوكلاء (الموظفين). وتعمل الشفافية، التي تيسرها التكنولوجيا، على سد هذه الفجوة من خلال التخفيف من عدم تناسق المعلومات الذي يؤدي في كثير من الأحيان إلى انعدام الثقة. من خلال تطبيق سند يمكن لأي مواطن كان أو مؤسسة الوصول الى المعلومات الخاصة بطريقة لحظية، كل ما على المواطن فعله هو تفعيل الهوية الرقمية لتصبح كل معلوماته المخزنة بين يديه.

النزاهة في العصر الرقمي: التمسك بالمعايير الأخلاقية
تعمل التكنولوجيا أيضا كحارس يقظ في السعي لتحقيق النزاهة. يضمن ظهور السجلات الرقمية ومسارات التدقيق تسجيل كل إجراء وتتبعه. هذا لا يشجع السلوك غير الأخلاقي، حيث يدرك الأفراد أن أفعالهم تخضع للتدقيق. من منظور الإدارة، تفترض "نظرية القيادة الأخلاقية" أن القادة الذين يدعمون المعايير الأخلاقية العالية يشكلون سابقة للمنظمة بأكملها. مع التكنولوجيا التي تفرض النزاهة، يمكن للقادة توجيه فرقهم ببوصلة أخلاقية قوية، وتعزيز السلوك الأخلاقي في جميع المجالات. تطبيق سند على سبيل المثال، يحد ما بين المواطن والحاجة للواسطة في تسريع عملية او اجراء حكومي ما يعتمد فيه على توقيع مديرا لدائرة ليكمل تلك المعاملة.

إعادة تعريف الكفاءة: النهج الخالي من الهدر
غالبا ما تعطي البيروقراطيات التقليدية الأولوية للالتزام بالعمليات على الكفاءة. هذا يؤدي إلى عدم الكفاءة والتأخير ونقص خفة الحركة. في المقابل، تعزز التكنولوجيا نهجا بسيطا للعمليات. تعمل أتمتة المهام الروتينية على تقليل العبء الإداري، مما يحرر رأس المال البشري لمزيد من الأنشطة ذات القيمة المضافة. تتوافق "نظرية الإدارة الهزيلة" مع هذا المفهوم، وتدعو إلى القضاء على العمليات المهدرة والتركيز على التحسين المستمر. من خلال التكنولوجيا، يمكن للمؤسسات تحديد الاختناقات وتبسيط العمليات، مما يؤدي إلى زيادة الكفاءة. تطبيق سند على سبيل المثال، يتيح خدمة التوقيع الالكتروني للمستندات الرسمية وأيضا يتيح خدمة دفع الفواتير، بهاتين الخدمتين فقط، ساهم تطبيق سند على توفير الكثير من الوقت والجهد والموظفين خصوصا من الجلوس على مكاتبهم لإتمام مثل هذه العمليات طيلة ساعات الدوام. تخيل كم من خبير وخريج جامعي يقضي طيلة النهار يمسح الفواتير ويقرأ قيمتها للعميل ومن ثم يأخذ المال ويعدها وأخيرا يملئ هذه المعلومات في النظام فقط لدفع فاتورة كهرباء على سبيل المثال.

التمكين واللامركزية: نظرية التمكين
لا يمكن تجاهل تأثير التكنولوجيا على الهيكل التنظيمي. اذ انه يُمكّن المنظمات من اعتماد تسلسلات هرمية مسطحة من خلال لامركزية صنع القرار. تفترض "نظرية التمكين" أن تمكين الموظفين من اتخاذ القرارات يؤدي إلى زيادة الرضا الوظيفي والتحفيز. تسهل التكنولوجيا هذا التمكين من خلال توفير الأدوات والمنصات لاتخاذ القرارات التعاونية، مما يضمن عدم اقتصار القرارات على عدد قليل من الأفراد المختارين ولكن توزيعها عبر المنظمة.

في الختام، عطلت التكنولوجيا المعايير التقليدية لبيروقراطية المكاتب، وبالنتيجة مهدت الطريق للشفافية والنزاهة والكفاءة، نظريات الإدارة التي تؤكد على الشفافية والقيادة الأخلاقية والكفاءة والتمكين والتحسين المستمر تضفي وزنا على الحجة القائلة بأن التكنولوجيا هي القوة الدافعة وراء تحول أماكن العمل الحديثة، بينما نمضي قدما في العصر الرقمي، ستجد المؤسسات التي تتبنى التكنولوجيا نفسها مجهزة بشكل أفضل للتنقل في تعقيدات مشهد الأعمال اليوم، والتخلص من أغلال البيروقراطية التي عفا عليها الزمن.