عمون - عند كتابة رسالة رسمية لجهة حكومية، من المهم أن تتبع بعض الإرشادات الأساسية. هنا بعض الخطوات التي يمكن أن تساعدك في ذلك:

1. تحديد المرسل والمستلم: قم بتوجيه الرسالة إلى الشخص المناسب أو الجهة الحكومية التي تتعامل معها.

2. استخدام تنسيق رسمي: استخدم ورقة رسمية أو رأسية تحمل الشعار والمعلومات الضرورية للمرسل، مثل الاسم والعنوان ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني.

3. تحديد التاريخ ورقم المرجع: حدد التاريخ الحالي للرسالة ورقم المرجع إن وجد، مما يسهل التعامل معها في المستقبل.

4. استخدام صيغة مهذبة واحترافية: استخدم لغة مهذبة واحترافية في الرسالة، مع احترام التواضع والاحترام في التعبير.

5. بداية الرسالة: ابدأ الرسالة بتحية مهذبة ومناسبة، مثل "السيد/السيدة" تليها الاسم الرسمي للشخص المستلم أو الجهة.

6. طرح القضية بوضوح: صياغة القضية أو المشكلة التي ترغب في مناقشتها بوضوح، واستخدام فقرات منفصلة لتنظيم المعلومات بشكل منطقي.

7. استخدام المصطلحات المناسبة: استخدم مصطلحات ومفردات مناسبة للتعبير عن محتوى الرسالة، وتجنب استخدام لغة غير رسمية أو مبالغة في التعبير.

8. طلب الإجراءات أو الاستفسارات: بعد طرح القضية، قم بتحديد الإجراءات المطلوبة أو الاستفسارات التي ترغب في الحصول عليها من الجهة الحكومية.

9. الختام والتوقيع: قم بختام الرسالة بتحية مهذبة مثل "مع خالص الشكر والتقدير"، ثم قم بتوقيع الرسالة بالاسم والمنصب الرسمي للمرسل.

10. المراجعة والتدقيق: قبل إرسال الرسالة، قم بمراجعتها والتأكد من خلوها من الأخطاء النحوية والإملائية، وتأكد من توفر جميع المعلومات الضرورية.

يجب أن تتأكد أيضًا من معرفة متطلبات وإجراءات الجهة الحكومية المعنية، فقد تكون لديها تعليمات محددة لتقديم الرسائل الرسمية.