من أصول التخطيط الإعلامي وإدارة الأزمات ليس فقط فهم دورة حياة الأزمة أو عوامل نشوئها أو طرق التعامل معها بل يجب بناء جسر قوي البنيان لدفع الأزمة قبل وقوعها أو تجنب أكبر قدر ممكن من الخسائر، وهنا يجب أن نعي عند إعداد الخطة الإعلامية جدولة مهمة لأدوات المؤسسة أو المنشأة ومدى ارتباطها بجمهورها وحاجة الجمهور لها وهذا يظهر في كم الاستطلاعات ودراسة ردود الأفعال وبناء مصفوفة من الأولويات المناسبة لتقديم الدعم المناسب وتذليل المعوقات.

وهنا سأتحدث عن كم الجدولة اللازمة لترتيب الأولويات إعلاميا لحماية الإدارة العليا في أي مؤسسة وثم حماية أهدافها والبيئة الداخلية وكيفية التعاطي مع البيئة الخارجية.

ووجب العلم أن خلق موجة ترويج ثم نشوء رأي عام منتمي ثم الاستمرار بفلترة الرأي العام لدعم الانتماء حتى ينضج الولاء وتتمكن المؤسسة وإدارتها العليا من بناء جسور ثقة فإذا ما وقعت سيكون وقوعها محتملا قابلا للعودة وإن بقيت ستستمر بالنمو ففي كلا الحالتين ستكون الجذور مشبعة بالماء لتعود لنمو.

أساليب جدولة إدارة الأزمة

أولا: الجدولة لمركزة
وهي القيام بخطة مسبقة لكل مديرية يتناولها الإعلام بشكل أسبوعي أو شهري بحيث يغطي كافة المهام والإنجازات ونقاط قوة المديرية ليساهم ذلك بتقوية المديرية وأبعاد إمكانية وقوع هذه المديريات بأزمة و/أو تجنب حجم الأضرار التي يمكن أن تقع في حال حدوث حدث ما.

ثانيا: الجدولة المستمرة
وهي إبقاء الإعلام والعلاقات العامة بصورة العلم التام بما يحدث وعدم الاكتفاء بالتغطية الأسبوعية أو الشهرية بل على كل مديرية أن تبقي الإعلام مطلعا على عملها حتى لو لم يتم تغطية أحداث المديرية وإنجازاتها.

ثالثا: الجدولة المتقطعة
وتعني عمل رصد لكل مديرية كل ربع مثلا للبحث دوما عن نقاط وقوة كل مديرية ولا مانع من عمل استبيان او استطلاع داخلي وخارجي لمعرفة أداء كل جهة وعمل تقرير يقدم للادارة العليا بالتوصيات المناسبة كما لا مانع مع عمل اجتماع صحفي مغلق او فيديو تلخيص بخدمات و/او منتجات المؤسسة، والتركيز على إعداد فكرة سؤال وجواب.

ولا يمكن بالمطلق أن يكون دور الإعلام كتابة خبر أو رصده أو متابعته أو إدارة لقاء... بل دوره يجب أن يكون مخططا قائد للحالة لذلك يجب ان يتمكن المخطط في الاعلام من رصد الحالة العامة يوميا بكل ما يخصه وتقديم التوصيات والمشورة اللازمة، وتقديم التقارير اللازمة، وهذا لن يتم دون تقديم استراتيجية محكمة وخطة لإدارة الأزمات.

من وحي عملي تمكنت من توظيف معايير التخطيط الإعلامي والاستراتيجي فمن يفكر خارج الصندوق ويوظف الإعلام والعلاقات العامة بشكل مباشر وفاعل يحقق الهدف بشكل أسرع ويؤكد نظرية الممكن في ظل أي موجة من الصعوبات التي يمكن أن تخلقها الظروف.