عمون - إذا كنت ضمن ملايين الأشخاص العالقين في المنزل للحد من تفشي فيروس كورونا فقد تحاول قضاء الوقت في ترتيب منزلك أو مكتبك، ولكن هذا هو الوقت المناسب أيضًا لتنظيم الملفات والصور في هاتفك، وحاسوبك.

إليك 5 نصائح تساعدك على تنظيم حياتك الرقمية:

1- أرشفة المستندات والوثائق الشخصية:
إذا كان لديك الكثير من المستندات والوثائق الشخصية مثل: المستندات الضريبية، والفواتير، وغيرها من المستندات الأخرى يمكنك رقمنة هذه المستندات بسهولة، ولست بحاجة إلى جهاز مسح ضوئي باهظ الثمن.

حيث تُعد كاميرا الهاتف الذكي أو الجهاز اللوحي جيدة بما يكفي لالتقاط صور واضحة لهذه المستندات، وإذا أردت المزيد من الأدوات يمكنك استخدام تطبيقات مسح المستندات في الهواتف الذكية لأرشفة المستندات بشكل احترافي، وإنشاء المجلدات وتشفيرها، مع القدرة على البحث داخل المستندات.

2- استخدام تطبيق لإدارة كلمات المرور:
بعد رقمنة مستنداتك، ستحتاج بالتأكيد إلى تخزينها في مكان آمن، ويمكنك حفظها في الحاسوب أو إحدى خدمات التخزين السحابي.

ويفضل استخدام إحدى تطبيقات إدارة كلمات المرور، مثل: LastPass أو 1Password؛ لتأمين هذه المستندات بكلمة مرور فريدة وقوية وتشفيرها؛ حتى لا يصل إليها أحد غيرك، سواء في الحاسوب أو خدمة التخزين السحابي.

3- تنظيم الصور الشخصية:
يمكنك حفظ صورك في إحدى خدمات التخزين السحابي، وتوفير مساحة تخزينية في هاتفك أو حاسوبك.

تقدم جوجل خدمة (Google Photos) التي تتيح لك حفظ صورك بطريقة منظمة يسهل البحث فيها، وتتميز عن غيرها من الخدمات المنافسة بأنها توفر لك مساحة تخزين مجانية كبيرة، كما أنها تمكنك من رفع صورك بجودة عالية، ورفع مقاطع الفيديو بدقة 1080 بكسلًا.

كما توفر حرية كبيرة في التعامل مع ملفاتك من خلال الرفع والحذف والتعديل والنسخ الاحتياطي والمشاركة. يمكنك أيضًا الاطلاع على مقال 5 نصائح لتحقيق أقصى استفادة من صور جوجل لاستكشاف طرق جديدة للتعامل مع صورك.

4- استخدام الوسوم لتنظيم الملفات:
يمكنك استخدام (الوسوم) Tags في حاسوب ماك، لتصنيف الملفات وتنظيمها استنادًا إلى أسمائها، حيث تستطيع إضافة أسماء الأطفال إلى مستنداتهم الشخصية أو الصور التي مُسحت ضوئيًا، كما يمكنك تنظيمها بحسب اللون أو استخدام كلمات معينة لتسميتها.

في حاسوب ويندوز يمكنك عرض علامات الملف بالنقر بزر الماوس الأيمن واختيار (خصائص) Properties، ثم الضغط على علامة التبويب (التفاصيل) Details، هنا يمكنك إضافة أي عدد تريده من العلامات، مما يجعل البحث عن ملفاتك المهمة أمرًا سهلًا.

5- إعادة تسمية الصور:
يمكنك إعادة تسمية الصور الملتقطة بكاميرا الهاتف، التي يتم تسميتها بشكل افتراضي، مثل: IMG_3023034.JPG؛ لتكون أكثر قابلية للبحث. يمكن استخدام تطبيق A Better Finder Rename في نظام التشغيل ماك لإعادة تسمية الملفات دفعة واحدة بناءً على مجموعة متنوعة من المعايير، مثل: تاريخ إنشاء الملف، ونوع الملف، وبيانات EXIF ​​للصور وغيرها.

في نظام التشغيل ويندوز يمكنك استخدام تطبيق مثل: Hazel لتنظيم الملفات تلقائيًا استنادًا إلى عوامل محددة سابقًا أو مخصصة، أو يمكنك تسميتها يدويًا من خلال الأدوات المضمنة في نظام التشغيل، ولا تنسَ أن تنشئ مجلدات مخصصة لهذه الصورة؛ لفرزها وتسهيل العثور عليها لاحقًا.(وكالات)