اصبحت المخاطر في العصر الحديث على اختلاف انواعها تتجاوز سرعة تصميم الحلول وأصبحت المنظمات بحاجة الى استجابة سريعة وقوية للتصدي لها. وأن تكون مزودة بإمكانيات جيدة ومتكاملة ومرنة ويمكن التحكم بها في الوقت نفسه. ويمكن للمؤسسات في زمن الأزمات والمخاطر أن تتعامل مع التحديات التي تواجهها وأن تقوم بإدارتها بشكل أفضل من خلال التحضير والتخطيط الإستباقي ونهج الابتكار من أجل مساعدتها على الحد أو التخفيف من مخاطر الكوارث والأزمات. لذا يعتمد بقاء الأعمال على المدى الطويل إلى حد كبيرعلى ضمان توافر المعلومات واستمرارية العمليات في بيئة أعمال عالمية غير مستقرة, وهنا تكمن أهمية إدارة استمرارية الأعمال في تحقيق هذا, كما أن المؤسسات التي لديها إدارة استمرارية الأعمال تكون تداعيات مخاطر الكوارث والأزمات عليها أقل وطأة, ويمكنها أن تتعافى بسرعة وفعالية أكبر.

ينطوي تطبيق مفهوم إدارة استمرارية العمل داخل المؤسسة على فهم أفضل للمؤسسة واحتياجاتها وكذلك المقدرة على تحديد المخاطر التي قد تعطل وظائف الأعمال الهامة بها, وتمكين المؤسسة من إدارة هذه المخاطر بهدف التقليل منها أو تخفيف وقعها, مما يعني ضمان استمرار الأعمال والتعافي الفعلي من آثار المخاطر التي تهدد المؤسسة بعد الحوادث غير المتوقعة.

دورة حياة إدارة استمرارية الأعمال ( BCM Life Cycle ) :
تنطوي دورة حياة استمرارية الأعمال على مجموعة من الأنشطة المتكررة التي تقوم بها المؤسسة, وتغطي مجتمعة جميع جوانب ومراحل برنامج إدارة استمرارية الأعمال, وهذه العملية تتصف بأنها عملية محكمة ومستمرة ومدعومة من الإدارة العليا وضمن الموارد المتاحة لها لضمان إتخاذ الخطوات اللازمة للحد من تأثير الخسائر المحتملة والحفاظ على إستراتيجيات وخطط التعافي وضمان استمرارية الإنتاج وتقديم الخدمات, وكمايلي:

1.الفهم الكامل للمؤسسة و طبيعة عملها (Understanding the Organization):
وفقا للمعيار البريطاني (BS25999-1) والمعيار العالمي الحديث (ISO 22301), فان الفهم الكامل لطبيعة عمل المؤسسة يعتبر الخطوة الأولى لتنفيذ برنامج ناجح لإدارة استمرارية الأعمال داخل المؤسسة, وتتضمن هذه العملية ما يلي:

•تحديد أصحاب المصلحة (Stakeholder Identification):

يساعد المؤسسة على إيجاد حلول لاستمرارية العمل تتناسب مع تصورات ومتطلبات أصحاب المصلحة. وأصحاب المصلحة منهم واضحون للعيان كالمساهمين والعملاء والموظفين والموردين وكذلك المستثمرين الماليين (البنوك) وشركات التأمين ومدققي الحسابات الخارجيين والهيئات المهنية والجمعيات التجارية والدوائر الحكومية. ومنهم أقل وضوحا كالمنافسين (الدائمين أو المؤقتين) وكذلك يمكن أن يشتمل هؤلاء على المجتمع والبيئة التي تعمل فيها المؤسسة ووسائل الإعلام والجماعات المناهضة (Protest groups) لأعمال المؤسسة.

• تحليل أثر الأعمال Business Impact Analysis))( :(BIA
يعتبر تحليل تأثير الأعمال المكون الأساس في التخطيط لاستمرارية الأعمال. ويهدف إلى تحديد الأنشطة الهامة التي تمكن المؤسسة من أداء رؤيتها ومهمتها وأهدافها من خلال التعرف أكثر على ماهية المنتجات أو الخدمات التي إذا تعطلت لأي سبب من الأسباب سيكون لها الأثر الأكبر على المؤسسة وعلى أصحاب المصلحة فيها, كما يعتمد تحليل اثر الأعمال على تحليل وتقييم الأخطار وتأثيرها على بيان الأنشطة الهامة التي تضر باستمرارية أعمال المؤسسة وبقائها في سوق العمل .

2.تحديد إستراتيجية إدارة استمرارية الأعمال (Determining BCM Strategy ):

بعد أن يتم الإنتهاء من تحديد الأنشطة الهامة والعمليات والموارد التي تدعم المنتجات أو الخدمات الأساسية للمؤسسة، وبعد الإنتهاء من تقييم تحليل أثرالأعمال والمخاطر ومدى اتفاقها مع الأهداف المرجوة من الفترة المخصصة لإنتعاش المؤسسة, ينبغي البحث في كيفية تحقيق استمرارية المؤسسة في أداء أعمالها أثناء وبعد الإنقطاع عن العمل.

3. تطوير وتنفيذ استجابة لإدارة استمرارية الأعمال
(Developing and Implementing BCM Response) :

في هذه المرحلة من دورة حياة إدارة استمرارية الأعمال, تكمن الخطوة الرئيسية في وضع وتنفيذ الخطط التي بنيت سابقا وفقاً لإستراتيجيات المؤسسات, ويعتبر تعريف السلطات لخطط إدارة استمرارية الأعمال وتوضيح المسؤوليات المناطة بالمشاركين فيها من خلال بيان الدور الذي يقع على عاتق كل منهم في إدارة حالات الطوارئ جزءاً لا يتجزأ من عملية تطوير إدارة استمرارية الأعمال, ولذا تقوم الإدارة العليا بتعيين شخص ذو سلطة وأقدمية تؤهلانه ليكون مسؤولاً عن إدارة استمرارية الأعمال, ومن ثم يقوم هذا الشخص بتحديد وتعيين الأفراد للعمل معه على تطوير والحفاظ على إدارة استمرارية الأعمال, ويعين هذا الشخص أيضاً المهام والأدوار المناطة بغيره من الموظفين, وكذلك يكون مسؤولاً عن الأشخاص الذين يتم إختيارهم من مناطق الأعمال المختلفة.

4. إختبار وإدامة وتدقيق إدارة استمرارية الأعمال :
(Testing , Maintaining and Auditing) (BCM)
تتطلب إدارة استمرارية الأعمال إنشاء خطط فعالة لكي تكون المؤسسة قادرة على الإستجابة لأي حادث, إلا أن هذه العملية لا تتوقف عند مرحلة التخطيط وحسب، لأن الخطط لا قيمة لها ما لم يتم التمرن عليها .

نظام إدارة استمرارية الأعمال
(Business Continuity Management System (BCMS)

نظام الاستمرارية هو جزء من النظام الكلي للإدارة التي تنفذ وتعمل وتراقب وتراجع وتديم وتحسن استمرارية العمل وبالتالي من الضروري أن يتم دعم نظام إدارة استمرارية الأعمال من قبل الإدارة العليا في المؤسسة, لأن مشاركة الإدارة العليا يساعد على أن تُؤخذ على محمل الجد من قبل المؤسسة ككل. ويعتبر نظام إدارة استمرارية الأعمال من الجوانب الرئيسية في إدارة استمرارية الأعمال, ويتألف هذا النظام من الممارسات التي توفر التركيز والتوجيه للقرارات والإجراءات المطلوبة للمؤسسة للوقاية والتخفيف والإستعداد والإستجابة والتعافي والإنتقال من حال الكارثة والأزمة إلى الوضع الطبيعي للعمل كما ينطوي نظام استمرارية الأعمال على تطوير مجموعة من الإجراءات لوحدات العمل المختلفة التي من شأنها ضمان استمرار العمليات الهامة إلى حين التعافي من الكارثة والأزمة.

تؤسس إدارة استمرارية الأعمال الإطار العملياتي ضمن خطط المؤسسة الإستراتيجية لتضمن لها المرونة ضد الإنقطاع أو التعطيل في توريد منتجاتها وخدماتها, حيث إنها عملية تركزعلى مواجهة المخاطر والكوارث ودمجها في سياق التخطيط الإستراتيجي ومساعدة المؤسسات على التعامل مع الكوارث قبل وأثناء وبعد وقوعها, لذا لا ينبغي لإدارة استمرارية الأعمال أن تكون مقياساً لرد الفعل الذي يتم إتخاذه بعد الحادث, وإنما تتطلب سياسات واجراءات تفصيلية واتباع منهج شامل لإتخاذها عند إنشاء برنامج لإدارة استمرارية الأعمال .

الثقافة المنظمية (Organaisational culture OC) :

وتكمن أهمية ثقافة المنظمة في انها تعتبر من الملامح المميزة للمنظمة عن غيرها من المنظمات، وتشكل مصدر فخر واعتزاز للعاملين فيها بخاصة إذا كانت قيمها تركز على الإبتكار والتميز، والريادة، , والمنافسة. وتشكل إحدى الوسائل الكامنة والقوية في تمكين المديرين لتحقيق أهداف المؤسسة وتحقيق الميزة التنافسية المستدامة من خلال الإبداع والكفاءة التنظيمية.

وتحتاج المؤسسات إلى ثقافة جيدة تدعم استراتيجياتها وتكون عملية مستمرة فالثقافة التنظيمية عنصرًا هاما يؤثر على قابلية المؤسسة للتغير سواءا كان جذريًا او تدريجيا، ومواكبة التطورات الجارية من حولها, فكلما كانت ثقافة المؤسسة مرنة وذات تطلعات مستقبلية كانت المؤسسة اكثر قدرة على مواكبة التغيير، وأكثر حرصا على الإستفادة منه، بينما إذا كانت ثقافة المؤسسة تميل إلى الثبات والحرص والتحفظ، قلت مقدرة المؤسسة على التغيير والقابلية للتطوير.

تضمين إدارة استمرارية الأعمال في ثقافة المنظمة:

كما ذكرنا سابقا فان المؤسسات على إختلاف أنواعها تقوم بأداء أعمالها في ظل بيئة أعمال مضطربة وغير مستقرة, مما يجعل وجود إدارة استمرارية الأعمال داخل المؤسسة أمراً ضرورياً لضمان عدم إنقطاع الموارد الرئيسية اللازمة لدعم أنشطة الأعمال الهامة والإسراع بعودة المؤسسات إلى استئناف عملها اليومي في حال حدوث المخاطر والازمات. لذلك لا بد من بناء ثقافة خاصة بإدارة استمرارية الأعمال والترويج لها و تضمينها داخل المؤسسة وان تصبح جزءاً من القيم الأساسية والإدارة الفعالة.

ان وجود ثقافة إدارة استمرارية الأعمال لدى المؤسسات تساعدها في:
1.تطبيق نظام كفؤ وفاعل لإدارة استمرارية الأعمال وايجاد منهج يتضمن تنفيذ استراتيجيات استمرارية الأعمال لتحقيق ثلاثة أهداف تشكل القيمة من تبني ادارة استمرارية الأعمال وهي:

•الوقاية : تركز إدارة استمرارية الأعمال على منع وقوع احداث قد تؤثر على المنظمة.

• التخطيط الاستباقي : تطويراستراتيجيات إدارة استمرارية الأعمال كاجراء استباقي قبل وقوع الحادث من أجل الحد أو التخفيف من آثاره .

•التخطيط القائم على رد الفعل: تنشيط استراتيجيات إدارة الاستمرارية بعد وقوع الحادث من أجل مساعدة المؤسسة على العودة إلى طبيعتها وإستعادة وظائفها الحيوية التجارية.

2.غرس الثقة في شركائها وخاصة الموظفين والعملاء وفي مقدرتها على التعامل مع تعطل الأعمال.

3.تزيد من مرونتها مع مرورالوقت من خلال ضمان الأثار المترتبة على تطبيق إدارة استمرارية الأعمال في إتخاذ القرارات على جميع المستويات للمنتجات والخدمات القائمة.

4. التقليل من إحتمال تأثير الإضطرابات.

ان تبني ادارة استمراية الاعمال في المنظمات والمؤسسات على اختلاف انواعها يتطلب تضمينها في ثقافة المنظمة حيث تعتبر الثقافة المنظمية واحدة من أهم قوى التأثير وعوامل النجاح في اداء المؤسسات في جميع القطاعات وعليه يمكن التوصية بما يلي:

•تطوير مبادئ توجيهية وطنية هدفها ترسيخ ثقافة إدارة استمرارية الأعمال وتوفير الدعامة النظرية والعلمية ضمن ثقافة المؤسسات لبيان كيفية تبني إدارة استمراية الأعمال من قبل كافة مؤسسات القطاع العام والخاص والتدابير التي يمكن أن تُتخذ من قبل صُّناع القرار لتشجيع هذه المؤسسات على إيلاء المزيد من الإهتمام باستراتيجيات إدارة استمراية الأعمال في عملياتها.

•دمج عناصرتقييم الأداء مع إدارة استمرارية الأعمال في إطار واحد من أجل تحسين الأداء الوظيفي وإجراء إختبارات تدريب ومحاكاة حول إدارة استمرارية الأعمال وتشجيع المجتمعات المحلية على المشاركة فيها وتخصيص الموارد المالية والبشرية اللازمة لوضع إطار سليم و شامل لإدارة استمرارية الأعمال.

•إعتماد مؤسسات القطاع العام والخاص للثقافة المنظمية القائمة على تعزيز المشاركة بإتخاذ القرار وعلى أفضل الممارسات لإدارة الكوارث والأزمات ومواجهة التحديات المعاصرة لبناء ثقافة الإلتزام نحو تحقيقف الأهداف الرئيسية لإدارة استمرارية الأعمال.

•وضع وتنفيذ برامج توعوية من خلال ورش العمل والندوات والمؤتمرات لغرس ثقافة إدارة استمرارية الأعمال ضمن الثقافة المنظمية لكافة مؤسسات القطاع العام والخاص وتشجيع جميع الموظفين على المشاركة في إدارة إستمرارية الأعمال.

•إيجاد التشريع القانوني لإستخدام وتطبيق إدارة استمراية الأعمال ضمن الثقافة المنظمية والسياسات المتعلقة بمؤسسات الدولة.