عمون - كشفت دراسة صادرة عن شركة عالمية رائدة في أتمتة العمليات الروبوتية عن أكثر المهام المكتبية غير المرغوب فيها على مستوى العالم والتي شارك فيها أكثر من 10 آلاف موظف مكتبي في نحو 12 دولة، أنهم يقضون أكثر من ثلاث ساعات يوميا في القيام بمهام يدوية ومتكررة على أجهزة الحاسوب، والتي لا تعد جزءًا من وظيفتهم الأساسية كما أنها عرضة لحدوث أخطاء البشرية.

وهدفت الدراسة التي أجرتها شركة OnePoll عن أكثر المهام المكتبية غير المرغوب فيها على مستوى العالم إلى استكشاف الوقت الذي تستغرقه مهام الإدارة الرقمية المتكررة واليدوية وموقف الموظفين من هذه المهام في المؤسسات الحديثة.

وتكشف بيانات جديدة أن نحو نصف الموظفين المشاركين في الاستطلاع والذين عبروا عن رأيهم يعتبرون مهام الإدارة الرقمية مملة “47%” ويعدونها استخدامًا ضعيفًا لمهاراتهم “48%”، في حين يقول أغلبية المشاركين في الاستطلاع إنها تعيق أداء وظيفتهم الرئيسية “نسبة 51% من إجمالي المشاركين، وترتفع هذه النسبة إلى 80% في الهند” وتقلل إنتاجيتهم بشكل عام “64%”.

ورأي أكثر من نصف المشاركين من جيل الألفية أنهم قد يكونوا أكثر إنتاجية إذا أوكلت إليهم مهام إدارية أقل لإنجازها، وهي نسبة أعلى قليلاً من متوسط النسبة الواردة في الدراسة بشكل عام والتي بلغت 48%.

وقالت شيلي كرامر، المحلل الرئيسي في شركة Futurum للأبحاث: “منذ وقت ليس ببعيد، كانت التكنولوجيا في أماكن العمل تعتبر تحرراً، لقد حرر عصر الحاسوب العاملين في المكاتب من العمليات الصارمة، وهو ما جعل كل واحد منا يتحكم في سير العمل الخاص به، واليوم أصبحت هذه المهام تشكل عبئاً كبيراً، فإذا كنت تعمل في مكتب، فمن المحتمل أن تتأثر إنتاجيتك وسعادتك بشكل كبير في ظل الاضطلاع بمهام الإدارة اليدوية عبر الحاسوب التي يمكن أن يتم إنجازها بشكل آلي بينما تقوم بتناول وجبة الغداء في المكتب”.

إدخال البيانات هو أكثر المهام غير المرغوب فيها على مستوى العالم

تأتي عملية إدخال البيانات في مقدمة المهام غير المرغوب فيها ويشمل ذلك إدخال البيانات يدوياً إلى الحاسوب أو الأجهزة الأخرى، يليها عن قرب إدارة حركة البريد الإلكتروني وحفظ المستندات الرقمية مثل الوثائق أو جداول البيانات أو الصور أو ملفات PDF في المجلد الرقمي الصحيح، وتأتي عمليات جمع التقارير من أنظمة تكنولوجيا المعلومات وأنظمة البرمجيات وإدارة الفواتير لتكمل قائمة أكثر 5 مهام غير مرغوب فيها.

وكشفت الدراسة أن أكثر 3 مهام غير مرغوب فيها هي أكثر 3 مهام إدارية يشير الموظفون إلى أنهم يمضون معظم أوقاتهم يومياً في القيام بها، ورغم ذلك، فهناك الآن المئات من برامج الروبوت التي يمكنها القيام بالعديد من هذه المهام المكتبية اليدوية.

دور برمجيات الرد الآلي

اليوم يضم مخزن Automation Anywhere Bot Store أكثر من 700 برنامج رد آلي والتي يمكنها التعامل مع الكثير من المهام الأكثر إثارة للضيق وترشيد الوقت الذي تستغرقه أي مؤسسة في إنجاز المهام.

ويأتي ذلك في الوقت الذي تعد فترة الـ 8 ساعات عمل نهجاً متبعاً على مستوى العالم، حيث أوضحت نتائج الدراسة أن الموظف المتوسط يهدر 60 ساعة شهرياً من أجل إنجاز مهام قابلة للأتمتة.

ومن خلال الاستعانة بالأدوات والوسائل الرقمية وأتمتة هذه المهام المتكررة، يمكن للموظفين استعادة ربع وقت العمل السنوي “ما يعادل 4.5 أشهر” للتركيز على عمل أكثر جدوى، وتعزيز الإنتاجية وقيمة العمل الإجمالية.

تركز الدراسة الجديدة أيضًا على التأثير على سعادة الموظف الذي يتجاوز المكتب، فقد أشار ما يقرب من نصف الذين شملهم الاستطلاع “49%” إلى أن المهام الإدارية الرقمية البسيطة غالبا ما تمنعهم من مغادرة المكتب في الميعاد، مما يشير إلى أن ذلك يؤثر على حياتهم الشخصية، وهذه مشكلة أكبر بالنسبة للعمال الذكور، حيث يجد 54% من الرجال تحديات عند ترك العمل في الوقت المحدد، مقارنة بـ 43% من العاملات.

موظفو اليوم يتبنون الأتمتة للتخلص من العمليات اليدوية

جميع الذين شملهم الاستطلاع تقريبًا أشاروا إلى أنهم يعتقدون أن الأتمتة يمكنها بسهولة التخلص من المهام الرقمية اليدوية المكتبية المتكررة التي لا تشكل جوهر وظيفتهم “85%”، ويتوقعون أن يكونوا أكثر سعادة من خلال التغيير “88%”، وخلال أوقات الفراغ، يقول الموظفون إن بإمكانهم أداء مهامهم الأساسية بشكل أفضل، وتحسين الإنتاجية داخل أقسامهم، واستكشاف فرص تعلم مهارات جديدة.

يرى الموظفون أن التحول إلى الأتمتة هو مسؤولية أصحاب الأعمال

ترغب الغالبية العظمى “87%” من موظفي المكاتب الذين شاركوا في الاستطلاع في أن يقوم أصحاب الأعمال بأتمتة المزيد من العمليات التجارية اليدوية المتكررة.

فقد أشار أكثر من النصف “55%” إلى أنهم يفكرون بترك الوظيفة إذا زاد هذا الحمل الإداري اليدوي للغاية، بينما سيتم استقطاب 85% للعمل في شركة استثمرت في التشغيل الآلي لتقليل مهام الإدارة الرقمية المتكررة.

وقال ميلان سيث، النائب التنفيذي للرئيس لمنطقة الشرق الأوسط وأفريقيا، في شركة Automation Anywhere: “يرى معظم المشاركين في الاستطلاع أن الأعمال الإدارية المتكررة تشكل عقبة في سبيل أداء مهامهم الأساسية، فالموظفون بإمكانهم التركيز على أداء المهام ذات القيمة العالية في حال أتمتة العمليات المتكررة ذات الأهمية الثانوية، وإن منطقة الشرق الأوسط هي إحدى أسرع المناطق نمواً بالنسبة لنا على مستوى عملياتنا في الهند والشرق الأوسط وأفريقيا، ومن هذا المنطلق فإن الاعتماد على تقنيات برمجيات الرد الآلي يشكّل توجّهاً إيجابياً للغاية، ويأتي ذلك في الوقت الذي تحرص الشركات على تبني الأتمتة لتحفيز إنتاجية العاملين لديها، والمحافظة على الكوادر الكفؤة، وتعزيز إيراداتها”.

حول الدراسة
قامت شركة Automation Anywhere بتكليف مجموعة OnePoll للأبحاث المستقلة، بإجراء 10500 مقابلة مع موظفي المكاتب في 11 دولة حول العالم شملت المملكة المتحدة والولايات المتحدة الأمريكية وأستراليا والبرازيل وفرنسا وألمانيا والهند واليابان وكوريا والمكسيك وسنغافورة وذلك في خريف عام 2019، وقد شكل المشاركون في الاستطلاع فئات سكانية تنوعت بين وظائف وقطاعات صناعة وأحجام شركات مختلفة. (البوابة العربية للأخبار التقنية)